En el artículo de hoy hablamos de la RFP. Las siglas RFP, Request For Proposals en inglés, se refieren al documento interno que elaboran las empresas con el objetivo de solicitar a diferentes proveedores el presupuesto y la solución que mejor se adapte a sus necesidades.
¿Quién escribe una RFP?
Una RFP lo escribe la empresa que necesita adquirir un ERP o software que gestione todos los departamentos de la empresa; por lo que necesita analizar minuciosamente todas las opciones de colaboradores de las que dispone. Por lo que la RFP es un documento muy útil para la comparativa y elección de la mejor solución/proveedor, ya que incluye todos los detalles del proyecto.
Este documento muestra el plan de acción que pretende llevar a cabo cada colaborador, junto con una oferta formal, después de analizar exhaustivamente las necesidades de la empresa en cuestión.
¿Qué debe incluir una RFP (Request For Proposal)?
Cabe destacar que, aunque, las RFP pueden tener puntos en común, cada empresa la adapta a las necesidades propias. Normalmente suelen contener:
– Resumen ejecutivo. La RFP suele tener muchas páginas, por lo que el disponer de un resumen facilita al lector su entendimiento.
– ¿Por qué? En este apartado la empresa explica a los colaboradores candidatos cuál es el motivo por el cual la organización necesita la implantación de una solución.
– Información de la empresa solicitante. En este apartado la empresa expone los servicios o productos que solicita. Además, se incluye información relevante de la empresa: antecedentes, a qué se dedica, mercado objetivo, etc.
– Descripción de los objetivos de la empresa con este proyecto. En este punto se debe identificar de manera clara lo que se espera del proyecto.
– Solución técnica. Los técnicos explican cómo se va a realizar el proyecto.
– Descripción del producto propuesto para la solución técnica. Producto o productos que se incluyen en la propuesta económica para cubrir las necesidades del cliente.
– Planificación del proyecto. En este punto se debe contemplar en cuanto tiempo se va a ejecutar el proyecto.
– Requerimientos funcionales. Preguntas directas al proveedor. Este punto consiste en una lista de preguntas específicas sobre los productos/servicios que ofrece el colaborador, es decir, los requerimientos funcionales que la empresa necesita que incluya el ERP.
– Posibles riesgos o mitigaciones detectados durante el análisis, que pueden aparecer durante la implantación del proyecto y, la solución a los mismos.
– Infraestructura necesaria para el proyecto.
– Descripción del equipo humano que participará en el proyecto.
– Experiencia demostrable de la empresa candidata que participará en el proyecto. Es positivo que el proveedor aporte referencias que ayuden a asegurar que la decisión de selección que va a tomar la empresa es la correcta.
– Factores diferenciadores o de valor añadido. En este punto los proveedores candidatos deben aportar su valor añadido o lo que les diferencia del resto.
– Calendario de entregas previsto. Es importante incluir un calendario de entregas, para que los colaboradores candidatos puedan valorar si realmente disponen de los recursos necesarios para completar la RFP a tiempo y, todos los colaboradores tengan las mismas oportunidades jugando con las mismas reglas.
Ejemplo de calendario:
- Fecha máxima para recibir las consultas relacionadas con la RFP.
- Fecha límite para recibir las RFPs.
- Fecha en la que tendrán lugar las demostraciones.
- Fecha en la que se anunciará el colaborador seleccionado.
- Fecha estimada de contratación / firma contrato.
– Valoración económica del proyecto. En este apartado se incluye el precio del proyecto, las condiciones de pago, las condiciones de facturación, etc.
– Proceso de selección y evaluación. En este punto, la empresa debe especificar los procedimientos y criterios que se usarán para evaluar las diferentes propuestas de los colaboradores y la consiguiente selección.
