A l’article d’avui parlem de la RPF. Les sigles RFP, Request For Proposals en anglès, es refereix al document intern que elaboren les empreses amb l’objectiu de sol·licitar a diferents proveïdors el pressupost i la solució que s’adapti millor a les seves necessitats.
Qui escriu una RFP?
Una RFP l’escriu l’empresa que necessita adquirir un ERP o software que gestioni tots els departaments de l’empresa; per la qual cosa necessita analitzar minuciosament totes les opcions de col·laboradors de les que disposa. Per la qual cosa la RFP és un document molt útil per a la comparativa i tria de la millor solució/proveïdor, ja que inclou tots els detalls del projecte.
Aquest document mostra el pla d’acció que pretén portar a terme cada col·laborador, juntament amb una oferta formal, després d’analitzar exhaustivament les necessitats de l’empresa en qüestió.
Què ha d’incloure una RFP (Request For Proposal)?
Cal destacar que, encara que, les RFP poden tenir punts en comú, cada empresa l’adapta a les necessitats pròpies. Normalment solen incloure:
– Resum executiu. La RFP sol tenir moltes pàgines, per la qual cosa, disposar d’un resum facilita molt al lector el seu enteniment.
– Per què? En aquest apartat l’empresa explica als col·laboradors candidats quin és el motiu pel qual la organització necessita la implantació d’una solució.
– Informació de l’empresa sol·licitant. En aquest apartat l’empresa exposa els serveis o productes que sol·licita. A més, s’inclou informació rellevant de l’empresa: antecedents, a què es dedica, mercat objectiu, etc.
– Descripció dels objectius de l’empresa amb aquest projecte. En aquest punt s’ha d’identificar de manera clara allò que s’espera del projecte.
– Solució tècnica. Els tècnics expliquen com es realitzarà el projecte.
– Descripció del producte pressupostat per a la solució tècnica. Producte o productes que s’inclouen en la proposta econòmica per a cobrir les necessitats del client.
– Planificació del projecte. En aquest punt s’ha de contemplar en quant de temps s’executarà el projecte.
– Requeriments funcionals. Preguntes directes al proveïdor. En aquest punt consisteix en un llistat de preguntes específiques sobre els productes/serveis que ofereix el col·laborador, és a dir, els requeriments funcionals que l’empresa necessita que inclogui l’ERP.
– Possibles riscos o mitigacions detectats durant l’anàlisi, que poden aparèixer durant la implantació del projecte i, la solució dels esmentats.
– Infraestructura necessària pel projecte.
– Descripció de l’equip humà que participarà en el projecte.
– L’experiència demostrable de l’empresa candidata que participarà en el projecte. És positiu que el proveïdor aporti referències que ajudin a assegurar que la decisió de selecció que prendrà l’empresa és la correcta.
– Factors diferenciadors o de valor afegit. En aquest punt els proveïdors candidats han d’aportar el seu valor afegit o allò que els diferencia de la resta.
– Calendari d’entregues previst. És important incloure un calendari d’entregues, per tal que els col·laboradors candidats puguin valorar si realment disposen dels recursos necessaris per a completar la RFP a temps, i tots els col·laboradors tinguin les mateixes oportunitats jugant amb les mateixes regles.
Exemple de calendari:
- Data màxima per a rebre les consultes relacionades amb la RFP.
- Data límit per a rebre les RFPs.
- Data en la qual tindran lloc les demostracions.
- Data en la qual s’anunciarà el col·laborador seleccionat.
- Data estimada de contractació / signatura contracte.
– Valoració econòmica del projecte. En aquest apartat s’inclou el preu del projecte, les condicions de pagament, les condicions de facturació, etc.
– Procés de selecció i avaluació. En aquest punt, l’empresa cal especificar els procediments i criteris que s’utilitzaran per a avaluar les diferents propostes dels col·laboradors i la consegüent selecció.